SkyDrive 上的 Office 共同編輯機制


微軟在自家的網路空間 SkyDrive 附加上 Office Web App 這項線上的文件檢視、編輯系統也好一段時間了~雖然相較於 Google 文件的強大功能,Office Web App 不能算是非常地好用,但是也勉強算是個簡易版的線上版 Office 了。而實際上,微軟也還是持續地在替他補上許多功能、強化他的實用性~

而現在,微軟又幫他補上了一個線上版 Office 應該要有的功能:多人共筆了!雖然不算很完整,不過現在放在 SkyDrive 上的 Word、Excel 文件,可以允許多同人時開啟、修改了!詳細說明,可以參考微軟官方部落格的《Work on Word docs at the same time as others using SkyDrive》和《Now available: Co-author documents in the Word Web App》這兩篇文章。

基本上,目前 Office Web Apps 支援的 Office 文件格式有四種:Word、Excel、PowerPoint、OneNote。一般人常用的,應該是前三種(Heresy 自己是有在用 OneNote 啦~但是好像很少聽到有人用?);而目前呢,就 Heresy 自己玩的結果來看,這三種比較普遍的格式的「多人共筆」功能大致如下:

線上編輯
單機版軟體
同步方式
Word
支援
支援
主動告知變更,並在儲存時自動以段落為單位做差異合併。
如遇到衝突,則由編輯者自己決定要取哪一個版本。
Excel
支援
不支援
僅適用於線上版,會主動變更儲存格的修改。
PowerPoint
不支援
不支援
完全不支援,被以編輯模式開啟後,第二人即無法編輯。

其中,「線上編輯」就是直接用瀏覽器、在 SkyDrive 開啟文件來進行編輯;而「單機版軟體」則是透過電腦安裝的 Office 2010(2007 可不可以就不知道了,不過應該不行吧)來開啟 SkyDrive 的線上檔案。

基本上,在 Heresy 看來,在多人共筆的功能上,不管是哪一種格式,微軟的方案都明顯地沒有 Google 文件來的強大、方便!不過,至少也算是慢慢進步了…而接下來,則就是 Heresty 自己針對這些東西、玩出來的一些細部說明了~

Word

首先,在共筆功能發布之前,放在 SkyDrive 上的 Word 文件雖然可以允許多人同時開啟,但是基本上只有第一個人擁有編輯他的權力;如果是以 Word 2010 來開啟的話,比較晚去開啟檔案的人,會有一個警告、告知必須要用唯讀模式開啟。

而在新的共同編輯模式開放後,SkyDrive 上的 Word 文件,不管是 Web App 或是 Word 2010,都可以允許多人同時開啟、編輯了!

在開啟後,雖然不明顯,但是 Word 2010 下方的狀態列,會出現人頭的圖示以及一個數字(在「字數」的右邊),代表著目前正在共同編輯這個文件的人數;而點一下後,就會出現目前正在編輯這份文件的使用者列表(右圖)。而如果使用者狀態有變化、比如說別的使用者開啟這份檔案或是關閉這份檔案的時候,他也會有通知(如下圖)。

除此之外,按下 Word 2010 左上角的「檔案」鈕,在「資訊」的地方,也會顯示出目前正在編輯的人員、以及檔案的版本(螢幕截圖);如果有需要、可以的話,也可以透過電子郵件、或是 Live Messenger 的功能,發送訊息給正在編輯這份文件的人。這些功能在 Web Apps 版的 Word 也都有類似的介面,不過在這邊就先跳過不提了。

這邊的使用者名稱應該就是登入 Windows Live 的帳號了~由於同一個人也可以開啟好幾次,所以像右圖就出現了六個 Heresy… ^^"

而在多人同時開啟後,接下來自然就是同時編輯了!不過,目前 Word 的多人共筆功能,並不會將不同使用者所做的修改做主動的更新;也就是說,不會發生在 Word 裡什麼事都沒做、結果忽然冒出來別人打的字這樣的狀況。

那要怎麼把自己的修改發送給別人、或是把別人的修改讀進來呢?這時候是使要用「儲存檔案」的功能,來進行不同編輯者間的檔案同步

它的操作邏輯,基本上就是在按下儲存檔案後,Word 2010 或 Web App 會先去抓取別人修改好的結果,然後將兩個人的文件不同的地方做合併後、再把檔案做儲存;也就是說,實際上一次還是只有一個人能儲存檔案,後來要儲存檔案的人,必須要先處理好前一個人所儲存的變更、把他的變更整合到自己要儲存的文件裡,然後才能儲存。基本上,這種操作的邏輯,與其說是多人共筆,感覺上反而比較像是 SVN 這類的版本控管功能了~

而實際在 Word 2010 按下儲存、做完同步後,Word 2010 會出現一個對話框,告訴你一些多人共筆時的事項(右上圖);如果不想每次都看到,也可以讓他不要再顯示。

另外,為了方便讓使用者知道目前文件的修改狀態,微軟也提供了主動告知編輯者,別的人也在修改這個檔案的功能。也就是在別的修改者將修改過的文件存檔後,在被修改的內容的左側,會出現需要更新的圖示(右圖),告訴使用者哪裡已經被修改過了、最好在同步前不要修改這個段落。不過如果是雙方都有修改的段落,似乎在前面就不會出現個通知的圖示了…這點算是比較奇怪的地方。

除了這個通知方法外,Word 2010 也會在下方的狀態列顯示有「可用的更新」這樣的通知(下左圖);而在 Web App 裡,則是會顯示類似的通知訊息在右下角(下右圖);不過說實話,這個通知的方在 Word 2010 裡,感覺不是相當醒目。

 

如果一切都沒有問題的話,在按下儲存同步後、顯示出來的內容就會變更了~而別人在這次更新修改的內容,會以淺綠色背景色的方法來強調顯示;像左圖的第二行,就是別的編輯者所打的內容了。

一般來說,如果兩個修改者是針對不同的文章段落進行修改的話,在同步檔案變更的時候,Word 應該都可以自動把兩邊的變更做整合,不會有太大的問題。

但是如果兩個人同時修改到同樣的東西,就會造成衝突,讓 Word 沒辦法自動做合併了。而如果碰到這樣的狀況,Word 2010 就會先把目前修改好的版本抓下來,和自己修改的版本做合併,然後先保留衝突的部份,丟出一個「上傳失敗」的錯誤訊息(下圖、Web 版則是一個警告視窗),要求使用者先把衝突解決掉、再重新上傳。

按下「解決」的按鈕後,Word 2010 則是會進入衝突編輯模式,在右邊列出有衝突的項目,讓使用者來進行衝突的修改(下圖、Web 版則是對話框的形式)。而基本的處理呢,就是在有衝突的地方按右鍵,選擇是否要保留自己的變更了。

不過,在 Heresy 來看,Word 的衝突處理似乎只是單純地先接收上一版的變更、然後把自己這次的修改理會造成衝突的部分、另外拉出來處理而已;感覺上衝突處理的功能並不強。

像以上圖來說,例子來說,第二行本來是「02B」這樣的文字,而前一個儲存的編輯者是將它改為「B02」、所以在同步後會以淺綠底顯示「B02」;但是實際上目前正準備存檔的編輯者是把它改為「02BB」,有餘這個變更和前一個編輯者的修改方式不同,所以就造成衝突了!但是 Word 2010 的衝突解決方法是什麼呢?他把「02BB」整個當成一個新加入的字串,然後只有兩種選擇:一個是放棄這個字串、變成只有「B02」;另一個則是把這個字串附加在現有字串上、結果變成是「B0202BB」。

而有沒有其他修改方法呢?Heresy 就沒繼續玩下去了。不過說實話,以這樣大概玩一下的感覺,以他預設的修改方法來說,感覺衝突處理功能似乎不算強啊…

 

Excel

和 Word 相比,Excel 的多人共同編輯就比較單純了。他基本上是以一個一個的儲存格為單位,在修改完一個儲存格後,修改後資料會直接送給其他的使用者,而不像 Word 一樣,還需要透過儲存的方法來做同步、更新。所以,也就會產生一個現象,那就是開著 Web 版的 Excel,就算什麼事都不做,也會看到儲存格的資料一個一個冒出來!而 Excel 的部分 Heresy 沒有玩得很認真,不過感覺上,他似乎不會特別顯示說誰改了那一格,而是單純讓資料變成新的;這個設計…感覺好像很有可能讓人沒注意到有被修改過?

那如果兩個人同時修改同一格會怎樣?基本上,應該就是看誰「晚改」了~比較晚送出的人,就會把前一個人改的資料蓋過去。

不過,目前微軟只允許 Web App 版的 Excel 可以多人同時編輯,也就是一般安裝在電腦裡的 Excel 2010,是無法拿來做多人共筆的,這點也是比較不方便的。

 

PowerPoint

這個就沒什麼好說的了。目前不支援! XD

這篇大概就先寫到這裡了~基本上,Heresy 也沒有真的很認真下去玩,真的比較有玩的,也只有 Word 的部分。所以如果有地方有寫錯的話,也就麻煩再告知一下吧~

而基本上,這次的更新的確是讓 SkyDrive 的檔案共享功能可以有進一步的應用;但是在使用後的感覺是,需要改善的地方還是有很多的!也希望有一天,微軟能夠提供全功能的免費線上版 Web Office 了! XD

對「SkyDrive 上的 Office 共同編輯機制」的想法

發表迴響

在下方填入你的資料或按右方圖示以社群網站登入:

WordPress.com 標誌

您的留言將使用 WordPress.com 帳號。 登出 /  變更 )

Google photo

您的留言將使用 Google 帳號。 登出 /  變更 )

Twitter picture

您的留言將使用 Twitter 帳號。 登出 /  變更 )

Facebook照片

您的留言將使用 Facebook 帳號。 登出 /  變更 )

連結到 %s

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.