SkyDrive 上的 Office 共同編輯機制

微軟在自家的網路空間 SkyDrive 附加上 Office Web App 這項線上的文件檢視、編輯系統也好一段時間了～雖然相較於 Google 文件的強大功能，Office Web App 不能算是非常地好用，但是也勉強算是個簡易版的線上版 Office 了。而實際上，微軟也還是持續地在替他補上許多功能、強化他的實用性～

而現在，微軟又幫他補上了一個線上版 Office 應該要有的功能：多人共筆了！雖然不算很完整，不過現在放在 SkyDrive 上的 Word、Excel 文件，可以允許多同人時開啟、修改了！詳細說明，可以參考微軟官方部落格的《Work on Word docs at the same time as others using SkyDrive》和《Now available: Co-author documents in the Word Web App》這兩篇文章。

基本上，目前 Office Web Apps 支援的 Office 文件格式有四種：Word、Excel、PowerPoint、OneNote。一般人常用的，應該是前三種（Heresy 自己是有在用 OneNote 啦～但是好像很少聽到有人用？）；而目前呢，就 Heresy 自己玩的結果來看，這三種比較普遍的格式的「多人共筆」功能大致如下：

	線上編輯	單機版軟體	同步方式
Word	支援	支援	主動告知變更，並在儲存時自動以段落為單位做差異合併。 如遇到衝突，則由編輯者自己決定要取哪一個版本。
Excel	支援	不支援	僅適用於線上版，會主動變更儲存格的修改。
PowerPoint	不支援	不支援	完全不支援，被以編輯模式開啟後，第二人即無法編輯。

其中，「線上編輯」就是直接用瀏覽器、在 SkyDrive 開啟文件來進行編輯；而「單機版軟體」則是透過電腦安裝的 Office 2010（2007 可不可以就不知道了，不過應該不行吧）來開啟 SkyDrive 的線上檔案。

基本上，在 Heresy 看來，在多人共筆的功能上，不管是哪一種格式，微軟的方案都明顯地沒有 Google 文件來的強大、方便！不過，至少也算是慢慢進步了…而接下來，則就是 Heresty 自己針對這些東西、玩出來的一些細部說明了～

Word

首先，在共筆功能發布之前，放在 SkyDrive 上的 Word 文件雖然可以允許多人同時開啟，但是基本上只有第一個人擁有編輯他的權力；如果是以 Word 2010 來開啟的話，比較晚去開啟檔案的人，會有一個警告、告知必須要用唯讀模式開啟。

而在新的共同編輯模式開放後，SkyDrive 上的 Word 文件，不管是 Web App 或是 Word 2010，都可以允許多人同時開啟、編輯了！

在開啟後，雖然不明顯，但是 Word 2010 下方的狀態列，會出現人頭的圖示以及一個數字（在「字數」的右邊），代表著目前正在共同編輯這個文件的人數；而點一下後，就會出現目前正在編輯這份文件的使用者列表（右圖）。而如果使用者狀態有變化、比如說別的使用者開啟這份檔案或是關閉這份檔案的時候，他也會有通知（如下圖）。

除此之外，按下 Word 2010 左上角的「檔案」鈕，在「資訊」的地方，也會顯示出目前正在編輯的人員、以及檔案的版本（螢幕截圖）；如果有需要、可以的話，也可以透過電子郵件、或是 Live Messenger 的功能，發送訊息給正在編輯這份文件的人。這些功能在 Web Apps 版的 Word 也都有類似的介面，不過在這邊就先跳過不提了。

這邊的使用者名稱應該就是登入 Windows Live 的帳號了～由於同一個人也可以開啟好幾次，所以像右圖就出現了六個 Heresy… ^^"

而在多人同時開啟後，接下來自然就是同時編輯了！不過，目前 Word 的多人共筆功能，並不會將不同使用者所做的修改做主動的更新；也就是說，不會發生在 Word 裡什麼事都沒做、結果忽然冒出來別人打的字這樣的狀況。

那要怎麼把自己的修改發送給別人、或是把別人的修改讀進來呢？這時候是使要用「儲存檔案」的功能，來進行不同編輯者間的檔案同步。

它的操作邏輯，基本上就是在按下儲存檔案後，Word 2010 或 Web App 會先去抓取別人修改好的結果，然後將兩個人的文件不同的地方做合併後、再把檔案做儲存；也就是說，實際上一次還是只有一個人能儲存檔案，後來要儲存檔案的人，必須要先處理好前一個人所儲存的變更、把他的變更整合到自己要儲存的文件裡，然後才能儲存。基本上，這種操作的邏輯，與其說是多人共筆，感覺上反而比較像是 SVN 這類的版本控管功能了～

而實際在 Word 2010 按下儲存、做完同步後，Word 2010 會出現一個對話框，告訴你一些多人共筆時的事項（右上圖）；如果不想每次都看到，也可以讓他不要再顯示。

另外，為了方便讓使用者知道目前文件的修改狀態，微軟也提供了主動告知編輯者，別的人也在修改這個檔案的功能。也就是在別的修改者將修改過的文件存檔後，在被修改的內容的左側，會出現需要更新的圖示（右圖），告訴使用者哪裡已經被修改過了、最好在同步前不要修改這個段落。不過如果是雙方都有修改的段落，似乎在前面就不會出現個通知的圖示了…這點算是比較奇怪的地方。

除了這個通知方法外，Word 2010 也會在下方的狀態列顯示有「可用的更新」這樣的通知（下左圖）；而在 Web App 裡，則是會顯示類似的通知訊息在右下角（下右圖）；不過說實話，這個通知的方在 Word 2010 裡，感覺不是相當醒目。

 

如果一切都沒有問題的話，在按下儲存同步後、顯示出來的內容就會變更了～而別人在這次更新修改的內容，會以淺綠色背景色的方法來強調顯示；像左圖的第二行，就是別的編輯者所打的內容了。

一般來說，如果兩個修改者是針對不同的文章段落進行修改的話，在同步檔案變更的時候，Word 應該都可以自動把兩邊的變更做整合，不會有太大的問題。

但是如果兩個人同時修改到同樣的東西，就會造成衝突，讓 Word 沒辦法自動做合併了。而如果碰到這樣的狀況，Word 2010 就會先把目前修改好的版本抓下來，和自己修改的版本做合併，然後先保留衝突的部份，丟出一個「上傳失敗」的錯誤訊息（下圖、Web 版則是一個警告視窗），要求使用者先把衝突解決掉、再重新上傳。

按下「解決」的按鈕後，Word 2010 則是會進入衝突編輯模式，在右邊列出有衝突的項目，讓使用者來進行衝突的修改（下圖、Web 版則是對話框的形式）。而基本的處理呢，就是在有衝突的地方按右鍵，選擇是否要保留自己的變更了。

不過，在 Heresy 來看，Word 的衝突處理似乎只是單純地先接收上一版的變更、然後把自己這次的修改理會造成衝突的部分、另外拉出來處理而已；感覺上衝突處理的功能並不強。

像以上圖來說，例子來說，第二行本來是「02B」這樣的文字，而前一個儲存的編輯者是將它改為「B02」、所以在同步後會以淺綠底顯示「B02」；但是實際上目前正準備存檔的編輯者是把它改為「02BB」，有餘這個變更和前一個編輯者的修改方式不同，所以就造成衝突了！但是 Word 2010 的衝突解決方法是什麼呢？他把「02BB」整個當成一個新加入的字串，然後只有兩種選擇：一個是放棄這個字串、變成只有「B02」；另一個則是把這個字串附加在現有字串上、結果變成是「B0202BB」。

而有沒有其他修改方法呢？Heresy 就沒繼續玩下去了。不過說實話，以這樣大概玩一下的感覺，以他預設的修改方法來說，感覺衝突處理功能似乎不算強啊…

 

Excel

和 Word 相比，Excel 的多人共同編輯就比較單純了。他基本上是以一個一個的儲存格為單位，在修改完一個儲存格後，修改後資料會直接送給其他的使用者，而不像 Word 一樣，還需要透過儲存的方法來做同步、更新。所以，也就會產生一個現象，那就是開著 Web 版的 Excel，就算什麼事都不做，也會看到儲存格的資料一個一個冒出來！而 Excel 的部分 Heresy 沒有玩得很認真，不過感覺上，他似乎不會特別顯示說誰改了那一格，而是單純讓資料變成新的；這個設計…感覺好像很有可能讓人沒注意到有被修改過？

那如果兩個人同時修改同一格會怎樣？基本上，應該就是看誰「晚改」了～比較晚送出的人，就會把前一個人改的資料蓋過去。

不過，目前微軟只允許 Web App 版的 Excel 可以多人同時編輯，也就是一般安裝在電腦裡的 Excel 2010，是無法拿來做多人共筆的，這點也是比較不方便的。

 

PowerPoint

這個就沒什麼好說的了。目前不支援！ XD

這篇大概就先寫到這裡了～基本上，Heresy 也沒有真的很認真下去玩，真的比較有玩的，也只有 Word 的部分。所以如果有地方有寫錯的話，也就麻煩再告知一下吧～

而基本上，這次的更新的確是讓 SkyDrive 的檔案共享功能可以有進一步的應用；但是在使用後的感覺是，需要改善的地方還是有很多的！也希望有一天，微軟能夠提供全功能的免費線上版 Web Office 了！ XD