Microsoft Office 2007 感想四:嶄新亮麗的 SmartArt


Office 2007 在 Word、Excel、PowerPoint 中,多了一個滿實用的工具,他叫做「SmartArt」;這東西是什麼呢?要讓 Heresy 來講的話,Heresy 覺得他的性質有點像是「文字藝術大師」。不過,文字藝術師的資料是針對「文字」;他會把一般文字,轉換成比較漂亮、多樣化的呈現方式;而 SmartArt 的資料是針對階層式的資料。舉個例子來說,就是

  • Layer 1 – A
    • Layer 2 – A
    • Layer 2 – B
  • Layer 1 – B

這類的資料;透過 SmartArt,就可以很簡單的把這類資料,轉換成漂漂亮亮的圖形。當然,你要的圖形化的形式,是要 SmartArt 有提供的「版面配置」才行。

雖然這個元件在 Word、Excel、PowerPoint 裡都有,但是實際上這種型態的資料在 PowerPoint 中,應該是用得最多的了~因此,在 PowerPoint 中,可能也是最能發揮 SmartArt 功效的地方了!也因為這樣,在 Office 2007 的 Ribbon 版面設計上,Word、Excel 都只有把 SmartArt 的功能放在「插入」裡;唯有在 PowerPoint,在「常用」中,就有一項「轉換成 SmartArt」。所以,Heresy 最早注意到 SmartArt 這項好用的東西,也就是在 PowerPoint 裡。

而拜此之賜,在 PowerPoint 中,只要先用傳統的方式,把資料都打完之後,再點一下「轉換成 SmartArt」,選擇自己想要的「版面配置」,就可以簡單、快速的把這些資料,用選擇的圖形方式來呈現了!下面,就是一個簡單的例子(資料是 Heresy 亂打的 :p):


一般的文字輸入

轉換成 SmartArt 的圖形

上色、選擇效果

最後的結果,就是用 SmartArt 的「表格階層圖」來做的;在呈現上應該是比原來純粹文字的顯示漂亮些了吧?而重點是,這樣的處理步驟,實際上很快!要花的時間相當的少~而且在調整的過程中,大部分的預覽也都夠清楚,可以知道選擇後會是怎麼樣。

而文字資料在轉換成 SmartArt 的物件之後,還是可以很輕鬆的編輯~因為 SmartArt 有提供「文字窗格」的功能,可以用原來的階層式架構的文字編輯方式,修改 SmartArt 的內容。而如果想把 SmartArt 還原回文字,也可以把文字窗格裡的文字資料複製出來,貼到想要放置的地方就可以了;如此一來,也不用擔心轉換成 SmartArt 後會很難修改。

此外,除非有針對 SmartArt 裡的元件做細部的樣式修改,不然在更動整份投影片的版面設計時,PowerPoint 也都會自動調整 SmartArt 的配色以符合整體的設計~這種一致性的設計,其實也算是相當不錯的功能。


在選擇 SmartArt 的物件後,功能區會出現 SmartArt 的專屬功能群,有「設計」和「格式」兩大類。

設計功能區:整體性的修改


SmartArt 的功能區:設計

「設計」的部分,主要是針對整體的編輯、配置、樣式…等等進行調整(「變更色彩」、修改樣式的選單)。不同型態的「版面配置」,也可以在製做好之後再做變更。而 Office 2007 的版面配置提供了下面幾大類的型態:

清單、流程圖、循環圖、階層圖、關聯圖、矩陣圖、金字塔圖

每種不同的圖中,都還有若干種樣板可以選擇。而不同的版面配置中,對於資料得顯示也有不同的處理方法,這就是在使用時要注意的地方了~比如說「表格清單」這種版面配置,就只允許有一個第一層的項目,其他的第一層項目都不會顯示出來。

格式功能區:各物件細部調整


SmartArt 的功能區:格式

而「格式」的部分,則可以根據 SmartArt 中選定的子物件,做各自的調整。比如說變更圖案、修改單一物件的大小、樣式等等。

而由於 SmartArt 是將資料放置到現有的樣版中,所以他在物件的大小、位置的改變上,做了不少連動的處理!比如說在「循環彎曲流程圖」中,如果去移動其中一個節點,那相關連的箭頭,也都會跟著調整,以確保有指到正確的節點。而像在「表格階層圖」中,如果把某一層的所有物件的大小都改變的話,其他層的大小也會跟著對應的改變,以確保最後會填滿整個區域。當然,這類自動化的方法好不好?Heresy 覺得是見仁見智了~畢竟,有的時候可能就不想讓他自動調整啊~不過,Heresy 覺得是覺得 SmartArt 在這部分做的,是非常實用的自動處理!


不過,由於 SmartArt 是樣板式的處理,所以實際上,可能沒有辦法單純透過 SmartArt 來建立複雜度太高的圖;甚至,只要和內建的版面配置相差太多,可能都不容易做了。這種時候,Heresy 會建議用一般的圖案([插入] – [圖案])來和 SmartArt 混搭,已達到目標。

此外,PowerPoint 的動畫部分,也針對了 SmartArt 做了一些特別的處理。對於 SmartArt 的物件,再加入 PowerPoint 動畫的時候,可以選擇要一層一層的依序播放?抑或是按照分支各自出現;而如果想要細部控制,也可以透過「自訂動畫」來做細部的調整。


本系列文章:

對「Microsoft Office 2007 感想四:嶄新亮麗的 SmartArt」的想法

  1. 在 2007 Office System 中建立自訂 SmartArt 圖形http://msdn.microsoft.com/msdnmag/issues/07/02/SmartArt/default.aspx?loc=zx

    自己寫 XML 建立新的 SmartrArt 樣本還沒仔細研究

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